Com que frequência sentimos, ao longo da semana, que estamos a ficar sem tempo? Sem tempo para ir buscar as crianças, sem tempo para terminar aquela tarefa, ou para chegar à reunião ou simplesmente sem tempo para dormir um pouco mais. Quão frustrados nos sentimos sobre isso? Ou ansiosos com as consequências que podem resultar em não ter outro slot? Se isso é familiar, temos algo em comum, de alguma forma em algum momento do dia, de alguma forma durante a semana. I feel you, isso liga-nos de certa forma. Porque parece que o tempo está a diminuir semana após semana, ano após ano?

Não, não acho que seja porque nós vamos envelhecendo e as coisas em geral parecem ganhar outra escala, assim, o tempo é mais curto.

Todos os dias ouço e observo pessoas a demonstrar algumas lutas com o tempo. Se detalharmos a nossa programação diária e ações neste assunto, podemos dizer que temos tarefas nas quais somos os proprietários e outras cuja propriedade é de outra pessoa. Por exemplo, se sou freelancer e responsável por vender os meus serviços para alcançar clientes em potencial, sou também responsável por preparar uma boa proposta e vendê-la a um cliente posteriormente. Por outro lado, se trabalho numa fábrica no departamento de cadeia de produção, os processos e algumas operações pelas quais tenho de passar não são necessariamente de minha total propriedade. Alguém criou-os e, em algum momento, só irei precisar de passar por isso ou aplicar quando necessário. Nessas situações em que não sou o responsável, perco o controlo principal em algumas partes da cadeia completa, se eu olhar numa visão global.

Vamos concentrar-nos agora nas situações em que somos os donos da ação, do início ao fim. Só porque quando não estamos presentes, alguém estará e o mesmo se aplica. Afinal, vivemos numa sociedade onde essa propriedade se mistura o tempo inteiro entre os jogadores e cada um de nós é responsável pelas  partes que deveríamos chamarmo-nos de donos.

Então, porque é sentimos que o tempo está a ficar mais curto? Porque é que lutamos continuamente contra o relógio e desejamos ter apenas mais alguns minutos? Por que respondemos com tanta frequência “não tenho tempo” durante o dia?

Pode haver várias razões pelas quais esses sentimentos surgem se nos aprofundarmos no assunto. Partilho a minha opinião resumindo-a em cinco partes:

1. Porque fazemos coisas erradas

Precisamos de nos questionar mais e mais vezes. Precisamos de nos questionar se existe outra maneira de realizar o que desejamos que facilite a nossa vida. Como tendemos a acomodar e não questionar, acabamos por ser muito bons e proficientes em fazer coisas erradas. Se eu uso uma ferramenta ou uma interface para realizar uma atividade por anos e ignoro novas ferramentas e melhorias contínuas para facilitar os nossos dias, não apenas procrastino a inovação e a adaptação como acabo por gastar mais tempo em vez de economizá-lo.

2. Porque não priorizamos

Os seres humanos têm grandes lutas para priorizar. Distinguir o que se considera urgente realizar do que é importante, é difícil. A emergência aqui aparece quando chego a um ponto em que minha agenda está cheia de coisas urgentes e mais algumas importantes. Isso geralmente acontece quando deixamos coisas importantes se arrastarem por dias até que se transformem em cenários urgentes. O truque aqui é administrar bem as coisas importantes, para evitar que elas se transformem e se tornem urgentes. Assim podemos ter coisas mais importantes na agenda do que urgentes, desde que saibamos administrar e resolver. Saber porquê, como e o que priorizar é fundamental. Quanto mais especialistas em priorizar pudermos ser, mais iremos promover a economia de tempo.

3. Porque resistimos à mudança

A resistência é inerente à nossa natureza. Resistimos mais do que deixamos fluir. É positivo resistir a algumas coisas, nomeadamente, algumas tentações alimentares ou vícios nocivos, por exemplo. Porém, ao falar sobre o tempo neste assunto, a resistência geralmente não é uma boa amiga. Costuma-se dizer que “o tempo voa”. Além disso, o ambiente em que vivemos está a mudar mais rápido do que nunca. Se ao nosso redor a velocidade da mudança é avassaladora, como podemos resistir a mudar tanto? Como é aceitável que gastemos tanto tempo a resistir e fazendo as mesmas velhas coisas ou tendo a mesma velha abordagem?

Resistimos porque temos medo de falhar, resistimos porque preferimos ficar à vontade onde estamos, resistimos porque não nos sentimos à vontade no que percebemos como um contexto desconfortável. Resistimos porque rejeitamos o desconhecido. O desconhecido não nos faz sentir bem nem confiantes. Às vezes, abraço projetos em que um cliente deseja discutir soluções em profundidade na nossa primeira ou segunda reunião, antes mesmo do início oficial. Como podemos saber a solução neste estágio, se ainda não fizemos nenhum tipo de atividade de inspiração? Como podemos saber qual seria a solução se ainda não trouxemos as pessoas para as quais estamos a projetar? Porque resistimos, não capitalizamos o tempo, continuamos a aplicar os mesmos erros, os mesmos métodos, os mesmos pensamentos, o que nos faz gastar tempo, embora sem o reconhecer.

4. Porque não temos Plano B

O plano A é, geralmente, a nossa única aposta. Se ocorrer um imprevisto e o plano A não for executado ou como planeámos, sentimos que estamos em apuros. Tendemos a não dedicar tempo a pensar num plano B, antes da ação. Evitamos um plano bom, minucioso e estruturado. E se o plano A não der certo? E se não pudermos fazer isso acontecer? O que podemos preparar caso isso não seja considerado? Podemos evitar o pior tendo um backup?

A verdade é que a maioria de nós não (quer) investir tempo a pensar em alternativas e planos B, C ou D. Quando coisas insatisfatórias acontecem, muitas vezes é tarde demais para ter uma alternativa de backup. Sem um plano B, podemos acabar por gastar muito mais do que pensávamos, resolvendo um problema que poderia ter sido previsto num passado recente, com pouco tempo e dinheiro investido.

5. Porque simplesmente não simplificamos

Este é o meu favorito! O ser humano não é minimalista por natureza. Mas precisamos, mais do que nunca. A tecnologia, por exemplo, muda muito rápido hoje em dia. Mal somos capazes de acompanhar as notícias diárias com a quantidade de informações que nos deparamos quando acordamos e verificamos o nosso telefone. Se não cortarmos os extras e focarmos no que é realmente necessário, estaremos apenas a gastar tempo extra com coisas que não precisamos e não deveríamos. O minimalismo é hoje, um grande aliado para realizar com eficiência e pontualidade.

Precisamos de nos questionar todos os dias: como podemos fazer isso sob uma alternativa mais simples e melhor? Como podemos cortar extras? Como podemos concentrar-nos no que realmente é necessário? Qual é exatamente o problema real que estamos a tentar resolver? O que é crítico agora e o que pode ser resolvido num estágio posterior? Existe algo que possamos delegar para que possamos nos concentrar no que é importante?

O minimalismo é um fator comum na vida pessoal e profissional. Se tentarmos simplificar as coisas na vida pessoal, será mais fácil replicar essa abordagem no trabalho. Podemos começar por onde quisermos. No entanto, é fundamental começar por algum lugar.

No final do dia, se focarmos no que está acima e reescrevermos o nosso dia numa simples folha de papel (e isso leva apenas alguns minutos!), podemos facilmente identificar algumas coisas que poderíamos ter feito ou abordado de uma maneira diferente, as coisas teriam-nos poupado um pouco de tempo. Cada parte aqui pode ser extremamente valiosa. Portanto, não subestimemos nenhum centímetro que possamos conquistar. Caso contrário, continuaremos a canibalizar o nosso tempo e colocar em risco o que nos resta. Mas atenção, temos de ter coragem, assumir uma atitude de risco e estar à vontade em estado líquido… com espírito de equipa.

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