Como planear reuniões eficazes? Design Thinking!
por Jesse Viana, UX & Content Writer at Monday
É muito comum sentir que os nossos dias são repletos de reuniões intermináveis e sem sentido, mas a resposta para esse problema é muito simples: as reuniões, na sua maioria, não são bem planeadas. O Design Thinking pode ser exatamente o que precisas para mudar as coisas!
A falta de design anterior – sim, até mesmo as reuniões beneficiam do design! – pode-nos fazer sentir distraídos e zangados e, em vez de prestarmos atenção ao que está a ser dito ou tentar resolver um problema específico, desviamo-nos.
A grande desvantagem pode ser vista a longo prazo, pois o custo e o impacto dessas reuniões intermináveis estão a afastar os seus participantes das suas tarefas atribuídas, fazendo com que se sintam cansados ou ansiosos.
De acordo com a Harvard Business Review, passamos cerca de 23h por semana em reuniões inúteis – ou seja, 40 a 50% do nosso tempo de trabalho a discutir assuntos irrelevantes, ficando cansados sem motivo e geralmente a desperdiçar o nosso tempo.
O que pode ser feito para evitar isso?
Junta-te ao lado bom da Força.
Ao implementar o Design Thinking, as reuniões podem tornar-se produtivas, com uma agenda planeada e com as pessoas no centro de toda a experiência.
É ao aplicar a empatia que podemos avaliar o que as pessoas realmente precisam, e com as reuniões é exatamente a mesma coisa:
— Quem vai participar na reunião? Quais são as suas necessidades? Mesmo que não estejam presentes, de que forma podem ser afetados?
— Quais são as metas, oportunidades e desafios que precisam ser enfrentados?
Pro-tip: tenta conversar com as pessoas antes! Assim, poderás recolher informações valiosas dos participantes mesmo antes da reunião acontecer. Dessa forma, eles não apenas se sentirão confiáveis e vistos, mas também é uma forma muito boa de identificar problemas ocultos, que de outra forma são negligenciados.
Além disso, também é muito importante definir o objetivo da reunião e elaborar a tua agenda com antecedência. Começa com algo como: quais são os resultados esperados? E de que forma eles podem ser alcançados? – ao responder a essas perguntas, garantes que a reunião será útil, que tem um propósito claro e que as pessoas envolvidas saberão o porquê de estarem lá.
Sim, mesmo em reuniões mais curtas! 🙂
E por último, mas não menos importante, planeia a reunião:
— Quais são as principais questões a serem discutidas?
— Qual é a maneira mais rápida e eficaz de obter as soluções necessárias?
— Onde queres ir? E como podes chegar lá?
Ao prepará-la com antecedência, abres espaço para que a criatividade cresça, para que a positividade floresça no ambiente de trabalho, e pode até ser algo divertido! Outro grande benefício de fazer essa preparação é que podes garantir que o feedback chegue até ti, o que se traduzirá em:
— Mais empatia e criatividade
— Novas perguntas
— Aumentar o potencial da reunião
Quanto mais eficiente for uma reunião, melhor será a atitude dos presentes. Win-win!
Sabemos que isso pode parecer muito a ser feito em cada reunião, mas é uma promessa: quanto mais praticares esses passos, mais natural será a sensação de torná-lo uma necessidade absoluta a partir de agora. A melhor parte? Vais poupar tempo! Quanto menos reuniões inúteis e intermináveis tiveres, maior será a produtividade e diversão! O impacto será, sem dúvida, muito positivo para ambas as equipas e partes interessadas.
Obrigado por leres, e esperamos que este artigo seja útil para teres um ambiente de trabalho mais divertido! Deixa-nos saber como foi! 🙂
Obrigada pela leitura!
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